Engagement en matière de vie privée

En date du 12 septembre, 2023

1. Préambule et objectifs

Le respect de votre vie privée est important pour Société pour la protection des renseignements personnels ltée. et ses sociétés affiliées (« SPRP », « nous » ou « notre »). C’est pourquoi nous mettons en place des pratiques raisonnables et transparentes en la matière. Le présent Engagement en matière de vie privée (l’« Engagement ») a pour objectif de vous informer de ces pratiques.

Cet engagement décrit l’ensemble de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, conformément aux lois applicables, visant à protéger les renseignements personnels (« RP ») que nous collectons et traitons dans le cadre de nos activités et du maintien de nos relations commerciales. Il s’applique à l’ensemble de vos interactions avec SPRP.

2. Définitions

« Personne concernée » ou « vous » signifie toute personne identifiée ou identifiable au sujet de laquelle SPRP recueille des Renseignements personnels. Cet Engagement ne s’applique pas aux employés et autres membres du personnel de SPRP.

« Renseignements personnels » ou « RP » signifient tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

3. Responsable de la protection des renseignements personnels

SPRP a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels (« RPRP »), qui est chargé de veiller à ce que le personnel connaisse bien ses responsabilités en la matière et de développer des pratiques commerciales conformes aux lois applicables sur la protection de la vie privée.

Vous pouvez rejoindre notre RPRP aux coordonnées suivantes :

• Responsable de la protection des renseignements personnels

• 1200 McGill College Avenue

• Montréal, Québec, H3B 4G7

• renseignements_personnels@sprp.ca

4. Renseignements personnels collectés par SPRP

SPRP s’assure de collecter uniquement les RP qui sont nécessaires pour ses activités, incluant les renseignements relatifs à votre identité, tels que votre nom, votre adresse, votre courriel, votre numéro de téléphone et vos informations de paiement, ainsi que les informations relatives à l’utilisation de ses plateformes Web.

5. Finalités de la collecte de renseignements personnels

Nous collectons des RP vous concernant à des fins diverses que nous avons préalablement déterminées, auxquelles vous avez consenti ou qui sont permises par la loi.

De manière générale et sans s’y limiter, nous collectons des RP aux fins suivantes :

1. Fournir un accès à nos plateformes Web et mobiles;
2. Gérer les plateformes Web, établir des tendances et des statistiques relatives à son utilisation, évaluer sa performance et améliorer nos services;
3. Établir et maintenir des relations d’affaires avec nos clients;
4. Livrer, facturer et percevoir le paiement des commandes et faire le suivi des commandes, des demandes de soumission, des demandes d’estimation ou autres demandes similaires;
5. Mieux connaître notre clientèle afin de lui proposer des produits et des services pertinents, notamment par la publicité ciblée et les sondages, et, de façon générale, afin d’optimiser nos opérations;
6. Fournir de l’information pertinente par le biais de nos plateformes Web et de nos communications, notamment en fonction de vos préférences et vos habitudes d’achat et de magasinage;
7. Vous permettre d’utiliser les services de financement de nos partenaires;
8. Étudier votre candidature lorsque vous postulez pour un emploi chez nous via notre section « Carrières »;
9. Répondre aux communications qui nous sont acheminées;
10. Confirmer votre identité, vérifier l’exactitude de vos RP et les mettre à jour.

6. Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels

SPRP collecte, utilise et communique vos RP à la condition d’avoir obtenu votre consentement conformément aux exigences applicables, sauf dans certains cas précis prévus par la loi.

Si SPRP devait utiliser ou communiquer vos RP à d’autres fins que celles auxquelles vous avez consentis, il obtiendra de nouveau votre consentement, sauf dans les cas où un tel consentement n’est pas nécessaire pour effectuer d’autres utilisations, ou lorsque des exceptions sont prévues par la loi.

Il est possible de retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos RP à des fins qui ne sont pas essentielles à la fourniture de nos produits et services, tel que prévu à la section 12 du présent Engagement.

7. Méthodes de collecte de vos renseignements personnels

a) Directement auprès de vous

La plupart des RP que nous collectons sont ceux que vous nous fournissez directement, notamment lorsque vous :

• procédez à un achat en ligne ou en magasin;
• créez un compte client en magasin ou en ligne (« Accès client »);
• communiquez avec nous;
• répondez à nos sondages;
• vous abonnez à nos communications;
• déposez votre candidature en ligne pour un emploi.

b) Auprès de tiers

SPRP peut également recueillir des RP vous concernant auprès de tiers, mais uniquement avec votre consentement ou si la loi l’autorise.

c) Par l’entremise de nos plateformes Web

SPRP et ses partenaires d’affaires peuvent également recueillir d’autres renseignements relativement à votre utilisation de nos plateformes Web, incluant votre compte client, au moyen, par exemple, de fichiers témoins (« cookies ») ou de pixels transparents. Ces renseignements servent à comprendre vos interactions avec nos plateformes Web, à améliorer ces outils et notre offre de produits et de services, à mieux connaître vos intérêts et à vous proposer de la publicité qui vous soit pertinente. Lorsque requis, SPRP sollicitera votre consentement avant de collecter ces renseignements.

8. Limitation de la communication de vos renseignements personnels

Les RP sont accessibles aux employés de SPRP selon le principe du besoin de savoir, c’est-à-dire à la condition que ces RP soient nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

Les RP collectés peuvent être communiqués à :

1. des fournisseurs dans le cadre de l’exécution de contrats de services, tels que les fournisseurs de services publicitaires, de services de paiement et de financement et de solutions technologiques;
2. des tribunaux, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des avocats, ou toute autre partie chargée de mener des enquêtes ou d’appliquer la loi (notamment pour faire valoir ou défendre nos droits et aux fins du recouvrement de créances).

Nous nous assurons de ne communiquer que les RP nécessaires dans chaque cas. Toute communication aux fournisseurs est encadrée au moyen d’un contrat prévoyant notamment la mise en place de mesures de sécurité et la destruction des données une fois la prestation de services effectuée. Nous ne vendons ni ne louons vos RP.

9. Limitation de la conservation de vos renseignements personnels

Nous ne conservons vos RP que pour la durée raisonnable nécessaire à l’atteinte des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, y compris pour répondre aux exigences légales, comptables et de divulgation ainsi que pour faire valoir ou défendre nos droits. Par exemple, nous ne conservons pas votre préférence de magasin après vous avoir informé du magasin le plus proche lorsque vous utilisez notre application; cette information est enregistrée dans un fichier témoin (« cookie ») sur votre appareil.

De façon générale, vos RP sont conservés au Canada, où nos plateformes Web sont hébergées. Il est toutefois possible que des partenaires d’affaires auxquels nous communiquons des RP les conservent dans d’autres pays, auquel cas, SPRP consultera les lois et les pratiques de protection des RP applicables dans le pays visé et s’assurera d’offrir une protection adéquate de vos RP.

10. Messages électroniques commerciaux

Nous respectons la Loi canadienne anti-pourriel dans nos communications électroniques commerciales – qu’elles aient lieu par courriel, par message texte ou sur les médias sociaux.

Lorsque nous collectons votre courriel, numéro de téléphone cellulaire ou adresse sur les médias sociaux, nous utilisons ces informations d’une façon conforme à la Loi canadienne anti-pourriel. Ainsi, nous ne pouvons vous envoyer des messages électroniques commerciaux que si nous avons votre consentement exprès ou si la loi nous le permet. Nous pouvons notamment vous transmettre des messages électroniques commerciaux dans les deux ans suivant une transaction ou dans les six mois suivant une demande liée à nos services.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement afin de ne plus recevoir de messages électroniques commerciaux. La Loi canadienne anti-pourriel prévoit toutefois des exceptions qui nous permettent de vous envoyer des messages électroniques, par exemple dans le cas de rappels, pour des raisons de sécurité ou pour confirmer ou conclure une transaction.

11. Mesures de sécurité

Nous prenons la sécurité de nos systèmes d’information et de vos RP au sérieux. Les mesures de sécurité (notamment matérielles, électroniques et organisationnelles) que nous mettons en place sont appropriées eu égard à la sensibilité des RP que nous détenons. Nos mesures de sécurité font en outre l’objet de vérifications indépendantes.

L’utilisation de nos plateformes Web se fait dans le cadre d’un échange d’informations chiffrées, au premier chef lorsque vous nous communiquez des informations de paiement ou que vous vous connectez à votre espace client. Lorsque vous effectuez un achat en ligne, les informations de votre carte de crédit peuvent être conservées par notre fournisseur de services de paiement, qui met en place les mesures de sécurité exigées par les émetteurs de carte de crédit. SPRP ne conserve pas ces informations.

Même si nous appliquons plusieurs mesures de sécurité pour protéger adéquatement vos RP et réduire au minimum les risques d’atteinte, un risque demeure toujours présent; nous ne pouvons donc pas garantir à 100 % que la confidentialité ou l’intégrité de vos RP ne fera pas l’objet d’une atteinte en cas de violation de nos mesures de sécurité.

12. Vos droits et comment les exercer

SPRP respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos RP et a mis en place des procédures pour traiter les demandes suivantes :

1. Accès et rectification : Vous pouvez consulter les RP que nous avons collectés sur vous, vérifier leur exactitude, les modifier si nécessaire et en demander une copie, sous réserve toutefois des exceptions prévues par la loi. Vous pouvez en outre directement modifier certains RP dans votre compte client sur nos plateformes Web.
2. Retrait de consentement : Dans certaines circonstances, vous avez également le droit de retirer votre consentement à l’utilisation de vos RP à des fins qui ne sont pas essentielles à la fourniture de nos produits et services, notamment la communication de publicités et de sondages ciblés. Si vous décidez de retirer votre consentement à une telle utilisation, cela conduira généralement à la fin de votre relation contractuelle avec nous.
3. Portabilité (exigence entrant en vigueur en septembre 2024) : Vous avez le droit de demander que certains de vos RP vous soient fournis, ou soient fournis à un autre responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible.
4. Question ou plainte : Il est possible que la lecture de notre Engagement en matière de vie privée ne réponde pas à vos interrogations avec suffisamment de précision. Dans ce cas, nous vous invitons à contacter le RPRP dès que possible, dont les coordonnées figurent à la section 3. De même, toute plainte découlant du non-respect des principes énoncés au présent Engagement doit être transmise au RPRP.

Toute demande en lien avec la présente section doit être transmise au RPRP aux coordonnées ci-dessus. SPRP y répondra dans les 30 jours suivant la réception d’une telle demande. Lorsque SPRP n’est pas en mesure de respecter ce délai, ou si un délai supplémentaire est requis pour satisfaire à une demande, il en informera par écrit la Personne concernée.

13. Mise à jour et révision

a) Version applicable.

Le présent Engagement prend effet à la date susmentionnée et remplace toutes les versions antérieures. La collecte, l’utilisation, la divulgation et tout autre traitement des RP d’une Personne concernée par SPRP seront régis par la version de l’Engagement en vigueur à ce moment‑là.

b) Modifications à l’Engagement.

SPRP peut apporter des modifications au présent Engagement de temps à autre, à son entière discrétion. Le cas échéant, les modifications seront portées à votre connaissance par un avis publié sur la page d’accueil de nos plateformes Web et dans nos outils de communication pendant une certaine période.